Od 1 lipca 2026 roku weszły w życie przepisy, które upraszczają sposób składania dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Nowe rozwiązania mają zmniejszyć liczbę formalności oraz ułatwić przekazywanie dokumentów między ubezpieczonymi, pracodawcami i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
To, gdzie należy złożyć wniosek, nadal zależy od tego, kto wypłaca zasiłek – ZUS czy pracodawca będący płatnikiem składek.
Kto wypłaca zasiłek?
Bez zmian pozostają zasady dotyczące ustalania płatnika świadczenia.
- Jeśli pracodawca zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, sam ustala prawo do zasiłku i wypłaca świadczenie.
- Jeżeli do ubezpieczenia zgłoszonych jest do 20 osób, zasiłek przyznaje i wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Więcej możliwości składania wniosków
Najważniejsza zmiana dotyczy sposobu przekazywania dokumentów.
Jeżeli zasiłek wypłaca pracodawca, pracownik może złożyć wniosek:
- w formie papierowej,
- elektronicznie, np. za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej, systemu kadrowo-płacowego lub jako skan dokumentu.
Natomiast gdy świadczenie wypłaca ZUS, wniosek można złożyć:
- tradycyjnie w formie papierowej,
- elektronicznie przez PUE/eZUS,
- na adres do e-Doręczeń, podpisując dokument podpisem kwalifikowanym, zaufanym, osobistym lub podpisem udostępnionym przez ZUS.
Nie trzeba już przesyłać dwóch wersji dokumentów
Jednym z największych ułatwień jest rezygnacja z obowiązku przekazywania papierowych dokumentów w sytuacji, gdy ich elektroniczna wersja została już przesłana do ZUS.
Jeżeli pracownik omyłkowo złoży wniosek do pracodawcy, który nie wypłaca zasiłków, to pracodawca przekaże go do ZUS – zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Jeśli dokument został przekazany elektronicznie, nie ma już potrzeby dosyłania papierowego odpowiednika.
Dokumenty elektroniczne będą miały taką samą moc
Nowe przepisy jednoznacznie wskazują, że dokumenty przekazane elektronicznie przez płatników składek będą traktowane na równi z dokumentami papierowymi podpisanymi własnoręcznie przez ubezpieczonego.
Dotyczy to zarówno samych wniosków, jak i dokumentów wymaganych do przyznania i wypłaty świadczeń. Do ZUS można przekazać:
- oryginały dokumentów,
- kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem,
- elektroniczne kopie, np. skany.
Ważny termin dla pracodawców
ZUS przypomina również o obowiązkach płatników składek. Jeśli to Zakład wypłaca zasiłek, pracodawca powinien przekazać komplet wymaganych dokumentów w ciągu 7 dni od ich otrzymania.
Wprowadzone od 1 lipca zmiany mają przede wszystkim usprawnić obieg dokumentów i ograniczyć formalności. Dzięki nowym przepisom pracownicy i pracodawcy będą mogli częściej korzystać z elektronicznych form składania wniosków, co ma przyspieszyć proces przyznawania i wypłaty zasiłków.
